Entenda porque o mapeamento de processos de TI é tão importante

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Erros e gargalos podem ocorrer nas empresas de TI. A questão é que isso pode trazer uma série de problemas para os negócios. Para isso, é fundamental encontrar formas de minimizar essas ocorrências e, assim, ter melhores resultados e permitir o sucesso do cliente.

O mapeamento de processos de TI é fundamental dentro desses espaços. Portanto, é importante que os gestores da área estejam atentos a isso e compreendam a importância de sua adoção.

Mostraremos neste artigo como ele é fundamental e tiraremos suas dúvidas sobre o tema. Boa leitura!

O que é o mapeamento de processos de TI?

O mapeamento de processos de TI diz respeito as ações que tenham por objetivo permitir a governança total sobre o uso de tecnologia nas organizações. Só é possível ter uma gestão eficiente sobre isso quando é identificado quais são os processos existentes e, assim, analisar o que está funcionando, o que não está, bem como promover mudanças necessárias.

Assim, o mapeamento é fundamental quando você visa trazer uma melhoria dos processos existentes, bem como realizar transformação das atividades internas de forma eficiente, minimizando erros que poderiam vir a acontecer.

Quando ele deve ser colocado em prática nas empresas?

Há alguns momentos nos quais é mais recomendável aplicar o mapeamento de processos de forma eficiente. É importante ter ciência deles para identificar quando é necessário utilizá-lo. Vejamos a seguir:

  • quando há a necessidade de padronização dos processos;
  • quando aplica-se mudanças importantes em seu negócio, principalmente no que concerne a processos internos;
  • na criação de novos produtos ou serviços na empresa;
  • quando visa-se gerar diferenciais competitivos para seu negócio;
  • quando há análise para realização de novos investimentos;
  • quando adota-se as metodologias ágeis na organização, entre outros.

Quais os motivos que tornam o mapeamento de processos tão importante?

Por que o mapeamento de processos é tão fundamental? O que ele pode trazer de benefícios para as organizações? Vamos falar sobre os principais pontos a seguir.

Criação de padrões

Os padrões de processos são importantes para que seja possível ter uma melhor estruturação interna. Isso perpassa, também, a padronizar as ações internas. Se, por exemplo, o seu setor de Devs tem determinados padrões para realização de procedimentos, e o Ops vai por outro caminho, será necessário que cada um dos setores faça adaptações e isso consome tempo desnecessário.

Assim, é possível identificar em quais pontos torna-se fundamental realizar criação de padrões. Isso só pode acontecer quando você entende cada parte das ações realizadas internamente e como elas impactam outros processos interdependentes.

Identificação de gargalos

Os gargalos atrapalham consideravelmente os fluxos produtivos e eles ocorrem, muitas vezes, por excessos de processos desnecessários ou travas que impedem a fluidez nas ações. O que pode estar prejudicando os processos do seu negócio? O mapeamento permite identificar essas questões.

Por exemplo, a elaboração de um relatório perpassa pelos seguintes passos:

  • solicitar os dados do setor X e Y;
  • envio dos dados pelos setores X e Y;
  • análise das informações;
  • reenvio para conferência dos setores X e Y;
  • após a revisão, a passagem para os diretores da organização.

E se isso pudesse ser facilitado e minimizar o número de etapas? Isso é possível, por exemplo, com a adoção de um sistema ERP, no qual se os dados dos setores já estivessem salvos, seria possível ter a análise. Outro destaque seria relatório que pode, também, ser elaborado de forma automatizada, permitindo mais fluidez no dia a dia. Muito bom, não é mesmo?

Eliminação de retrabalho

Como falamos, quando há a possibilidade de observar os processos internos, é possível eliminar pontos que podem gerar necessidade de retrabalho. Isso porque, desencontros entre setores na área de desenvolvimento ocorrem, o que gera a necessidade de realizar o retrabalho de adaptação para o padrão daquela área.

Assim, o mapeamento permite analisar, por exemplo, quais são os setores que estão sofrendo mais com retrabalho, identificar suas origens e saber como atuar para prevenir este tipo de situação.

Estimativa de recursos

O mapeamento de processos permite identificar, também, os requisitos de cada setor. Assim, é possível saber quais são os recursos que devem ser dispendidos situação a situação, setor a setor.

Esse controle é importante caso seja necessário realizar algum tipo de corte de gastos. Permite-se, assim, identificar até que ponto podem ocorrer contenções, de forma a não prejudicar o funcionamento interno do negócio.

Entrega de informações relevantes

Seu negócio está trabalhando, de fato, com entrega de informações relevantes tanto para os diretores, gestores e para os clientes? Quais são os processos que, de fato, fazem diferença no dia a dia do negócio e, portanto, precisam de mais monitoramento?

Muitos negócios realizam o monitoramento de alguns pontos que, na verdade, não são relevantes para serem observados. Assim, tira-se o foco daquilo que realmente importa. Além disso, o mapeamento de processos permite que você possa hierarquizar o que merece atenção imediata e quais podem ser monitorados com maior espaçamento.

Previsão dos riscos

Planos de contingência são fundamentais para saber o que fazer em momentos delicados de falhas. Esses documentos são fundamentais em quaisquer negócios e naqueles especializados em TI, garantindo a funcionalidade das soluções e sistemas da empresa.

Afinal, riscos podem não só impedir as ações internas do seu negócio, mas também podem inviabilizar as ações dos seus clientes. Por isso, é fundamental buscar formas de minimizar problemas que podem vir a ocorrer.

Mas como identificar os potenciais riscos? Isso só ocorre quando você tem consciência de tudo que ocorre no negócio e de que forma esses pontos estão interligados nas rotinas. Assim, o mapeamento de processos permite identificar as vulnerabilidades existentes, de que forma é possível minimizá-las e antecipar os possíveis impactos negativos que os problemas podem trazer.

Para realizar o mapeamento de processos de TI, é importante observar a sua empresa como um todo, definindo fluxogramas que determinem como uma ação implica em outras. Assim, será possível ter mais clareza dos impactos de um dos processos sobre outros, a importância de cada um deles e os riscos envolvidos. Contar com uma consultoria de TI pode ser importante para ter uma visão externa sobre o tema.

Além disso, pode-se adotar soluções que sejam focadas para este tipo de situação. Quer saber mais sobre? A Datum TI pode auxiliá-lo nisso. Entre em contato, converse com um de nossos consultores e tire suas dúvidas sobre nossas soluções para este fim.

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