11 passos para otimizar os investimentos em TI!

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A Tecnologia da Informação está assumindo um papel cada vez mais estratégico no mundo corporativo. Um dos motivos é que a transformação digital exige de uma empresa não apenas otimizar os investimentos em TI, mas também uma grande capacidade de se adaptar a novos cenários.

Se uma companhia não estiver atenta a essas mudanças, enfrentará sérias dificuldades para se manter no mercado. Além da oferecer um contato mais rápido e prático com o público-alvo, a tecnologia contribui para a redução de erros e de custos, fatores primordiais para agregar mais valor aos serviços.

Neste post, vamos destacar 11 aspectos que devem ser levados em consideração pelas corporações para investir em TI de forma mais inteligente. Confira!

1. Tenha foco na governança em TI

A execução de boas práticas no segmento de Tecnologia da Informação é um passo muito importante para uma companhia alcançar uma performance mais expressiva por meio do avanço tecnológico.

As boas práticas existem por uma razão: elas funcionam e dão resultado. Por conta disso, é fundamental aplicá-las sempre que falamos em tecnologia da informação.

Para isso se tornar uma realidade, a governança em TI deve ser colocada em prática, porque vai permitir uma integração entre a tecnologia e os demais segmentos do negócio. Em outras palavras, as demais áreas da companhia passarão a nortear as ações a partir dos recursos de software e hardware disponíveis.

Por isso, é fundamental haver um foco em otimizar os investimentos em TI para a empresa contar com um ambiente mais favorável para melhorar a qualidade dos serviços ou expandi-los de maneira planejada.

A governança em TI envolve, também, uma gestão inteligente das contratações, pois elas têm uma relação direta com os investimentos a serem feitos para dar a uma corporação mais condições de ser competitiva.

Em uma conjuntura de elevada concorrência, é muito importante que sejam adotados critérios para que tais contratações sigam as melhores práticas do mercado. Assim, deve ser feita uma análise do melhor custo-benefício para o investimento proporcionar o resultado esperado o mais rápido possível.

Um equívoco, por exemplo, na escolha de um fornecedor de software pode gerar danos à produtividade dos colaboradores. Esse aspecto mostra como uma governança de TI é necessária para os trabalhos serem conduzidos corretamente.

2. Defina o escopo dos serviços que serão prestados

É preciso ter, muito bem definido, quais são os serviços prestados pela equipe de TI da empresa, seja internamente, para atender aos demais funcionários, seja externamente, para clientes ou fornecedores.

Além disso, é necessário levantar a expertise da equipe, quais são as suas capacidades, os pontos fortes e pontos fracos, e quais habilidades devem ser desenvolvidas para que os objetivos possam ser alcançados.

Tendo todas essas informações listadas, é possível realizar um controle de contratos, demandas e solicitações, direcionando os recursos exatamente de acordo com o necessário.

Essa visão macro dos serviços prestados pelo time permite realizar uma otimização dos investimentos realizados em TI, pois se visualiza o que é necessário ou não para o setor.

Outro ponto muito importante, principalmente para a prestação de serviços externos, é a criação de SLAs individuais com cada cliente — os acordos de nível de serviço.

Em cada um deles, ficam definidos os prazos máximos e mínimos para a resolução de determinados serviços, assim como o atendimento de alguns chamados e as respostas aos contatos.

Além disso, um SLA pode estipular os preços para serviços extras e acordar entre as partes as obrigações e direitos de cada uma, definindo, também, as prioridades.

3. Conte com indicadores de desempenho

Uma boa alternativa para otimizar os investimentos em TI é com a implantação de indicadores de desempenho. Essa iniciativa permite verificar se as ações estão sendo executadas dentro das expectativas.

Ter um parâmetro de rendimento é vital para avaliar o que pode ser aperfeiçoado em curto prazo. Além disso, viabiliza pensar em iniciativas que vão contribuir para melhorar a qualidade dos serviços e fidelizar o público-alvo.

No segmento de TI, é necessário que sejam adotados indicadores específicos. Eles têm como papel possibilitar uma análise dos resultados que os investimentos em tecnologia estão proporcionando para um negócio.

Uma companhia pode adotar uma série de indicadores que têm relação direta com os recursos tecnológicos, como:

  • retorno obtido com investimentos em software e infraestrutura;
  • nível de disponibilidade dos sistemas e do site corporativo;
  • taxas de licença de uso de softwares;
  • grau de satisfação do consumidor ao acessar os canais digitais da marca.

4. Tenha uma boa comunicação com seus clientes

O setor de TI, mesmo que trabalhando apenas internamente, conta com clientes, que são as pessoas que utilizam seus serviços e aplicações. O papel do setor de tecnologia é garantir o cumprimento das demandas de todos eles.

Ou seja, para que a TI da empresa possa ter serviços otimizados, não basta apenas entender do lado técnico do mercado e conhecer as melhores tecnologias, é preciso estar atento também ao lado humano do negócio.

Para saber quais são os melhores investimentos em tecnologia para a empresa, é necessário captar as demandas e também as opiniões dos clientes da TI. Afinal de contas, de nada adianta contar com as tecnologias mais recentes do mercado, se elas não puderem auxiliar a quem se destinam.

Compreender o cliente da TI e a sua real demanda é um dos segredos para o sucesso do setor de tecnologia e uma das principais formas de garantir o acerto quando se investe nessa área.

Pesquisas frequentes para entender quais são as suas principais dificuldades e as suas preferências, e apresentar soluções que realmente atendam a todos esses pontos poderá garantir a satisfação ideal dos clientes.

Essa comunicação não deve existir apenas antes de uma entrega, mas durante e depois também, para garantir que o cliente esteja utilizando da forma correta as ferramentas, dando apoio e suporte para que ele se sinta amparado, fazendo com que os erros e problemas sejam corrigidos.

5. Aposte na integração de sistemas

Para otimizar os investimentos em TI, uma medida recomendada é promover a integração de sistemas. As empresas precisam de agilidade para executar as tarefas e analisar como estão o andamento dos trabalhos.

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De nada adianta manter vários sistemas que agilizam o trabalho, quando a comunicação entre eles não existe e todas as entradas de dados devem ser feitas de maneira manual. Ou seja, algo que foi idealizado para a otimização se torna o centro do problema.

Além disso, diversas ações são bastante impactadas pelo uso da tecnologia, como a avaliação do comportamento do cliente e o acompanhamento do nível de vendas de um determinado produto ou serviço.

Hoje, muitas empresas apostam em sistemas como o CRM para analisar a postura do público-alvo, o ERP para integrar diversos departamentos (marketing, financeiro, RH etc.) e o Service Desk para ter um controle das demandas relacionadas com o setor de TI.

A partir de uma integração eficiente, uma companhia pode ter uma visão ampla de como estão sendo executados os serviços em diferentes áreas. Isso é fundamental para adotar, de maneira perfeita, ações voltadas para a redução de custos e o aumento da eficiência.

Se uma empresa não trabalhar com dados de forma inteligente, vai perder espaço para os concorrentes. Analisar informações de forma contínua deixou de ser um luxo e passou a ser uma obrigação.

6. Faça uma boa estruturação de processos

Otimizar pode ter um sentido de agilizar, mas não se trata apenas disso. Para realizar a otimização dentro do setor de TI e garantir bons investimentos, a organização dos processos e serviços é fundamental, assim como estabelecer prazos e manter a qualidade esperada.

Quando investimos em uma nova tecnologia, não basta apenas visualizar o resultado esperado e buscar uma ferramenta que entregue isso, é preciso ter um entendimento completo de todo o processo realizado e os seus pontos principais.

Depois disso, deve-se fazer uma avaliação das tecnologias e ferramentas disponíveis no mercado, verificando quais delas realmente são capazes de atender à demanda por completo.

Nem sempre aquela solução mais famosa e utilizada por grandes companhias será capaz de satisfazer as suas necessidades em termos de processo, sendo que será preciso apostar em outra ferramenta, ou até mesmo desenvolver uma aplicação própria.

Um planejamento eficaz evita uma série de problemas futuros, garantindo os melhores resultados quando realizado um investimento em TI.

7. Invista em parcerias de qualidade

Uma alternativa para otimizar os investimentos em TI e conseguir excelentes resultados é fazer parcerias que ofereçam serviços de alto nível. Na área de Tecnologia da Informação, uma companhia deve contar com fornecedores de software e de hardware que tenham credibilidade no mercado.

Os parceiros também precisam disponibilizar um suporte qualificado para minimizar os riscos de paralisações que afetem negativamente a produtividade do seu negócio. Outro aspecto que deve ser levado em consideração é a capacidade de as parcerias proporem e implantarem soluções que contribuam para uma empresa ser mais competitiva.

A flexibilidade nas negociações é mais um ponto a ser analisado com atenção. Nem sempre uma companhia necessita de um banco de dados de grande porte. Nesse caso, pode haver um acordo para esse serviço ser utilizado de acordo com a demanda. Isso é fundamental para a parceria ser viável em termos econômicos para ambas as partes.

8. Identifique, mapeie e corrija falhas

Nem sempre um investimento em TI que está dando problema foi uma erro total. Na maioria das vezes, nos deparamos com uma série de variáveis que podem ser ajustadas ao longo do processo de implantação, o que pode fazer com que um eminente fracasso se torne um sucesso.

Quando uma nova tecnologia é inserida dentro do ambiente de uma empresa, temos vários problemas a monitorar, sendo que alguns deles são a cultura atual dos setores, a resistência dos usuários, a falta de conhecimento e várias outras situações.

Quando não há um fit direto com uma tecnologia, o primeiro passo é identificar quais são os problemas que estão ocorrendo para que a ferramenta não esteja dando o retorno esperado. Após mapear todos os processos e pontos de contato, teremos uma visão geral do que não deu certo.

A partir disso, pode-se atuar para a correção dessas falhas, visando garantir que a nova solução gere os resultados esperados pelo investimento realizado.

Na grande maioria das vezes, são ajustes finos, como um pequeno treinamento com a equipe que usa a solução, alterações nos processos atuais da empresa ou apenas uma mudança de mentalidade dos colaboradores.

9. Fique atento ao ROI

O Retorno sobre Investimento (ROI) é um item que merece ser observado pelas empresas de maneira bastante estratégica. Afinal, indica se os valores aplicados estão proporcionando os resultados desejados pela gestão corporativa.

No caso da TI, os investimentos precisam dar um retorno rápido, porque o avanço tecnológico exige um grande esforço para acompanhar as tendências do mercado e tornam os recursos obsoletos em pouco tempo.

Antes de contratar um sistema ou uma consultoria, uma corporação necessita mensurar se essa ação pode oferecer vantagens em curto prazo. Essa iniciativa colabora para que a decisão seja feita com bom senso e proporcione vantagens significativas no futuro.

10. Invista em treinamento

Outro ponto para garantir que os investimentos em TI tenham os resultados esperados é a busca por treinamento. Toda nova solução gera resistência por parte dos colaboradores, e isso é um fato inerente ao ser humano.

Quando há alguma dificuldade em utilizar uma nova ferramenta, essa resistência tende a aumentar, prejudicando o ROI da solução e, muitas vezes, impedindo o seu uso.

Por conta disso, investir em treinamentos é essencial dentro do setor de tecnologia, para garantir que os colaboradores tenham uma compreensão geral das novas ferramentas e as dominem antes mesmo de precisarem usá-las em seu ambiente de trabalho.

Isso elimina a resistência, reduz a curva de aprendizado e melhora o ambiente de trabalho, sendo um passo crucial para a implantação de qualquer nova ferramenta dentro de uma empresa.

11. Avalie o apoio de uma consultoria

Contar com pessoas altamente qualificadas em TI não é uma tarefa fácil. Para ter uma visão mais ampla de como a Tecnologia da Informação pode ser usada a favor do seu negócio, é válido apostar nos serviços de uma consultoria.

Há diversas empresas que prestam serviços de consultoria em soluções de TI, como a Datum TI. Contudo, é importante escolher um parceiro que priorize as boas práticas, para que as escolhas de softwares e hardwares sejam feitas de acordo com as necessidades de sua companhia.

Dessa forma, torna-se bem mais simples otimizar os investimentos em TI e prestar um serviço de alto nível para o público-alvo. Isso é imprescindível para uma empresa atingir uma posição de prestígio no mercado e conquistar mais credibilidade.

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