Saiba a importância de um release planning bem estruturado!

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Quanto mais agilidade na implementação de projetos, mais qualidade pode ser garantida aos produtos e serviços oferecidos por uma empresa do setor de TI. Contudo, é fundamental ter uma comunicação eficiente na equipe para que cada etapa de planejamento seja bem estruturada e, assim, possa ser cumprida com eficiência. Dado o contexto, o release planning se mostra como uma ferramenta indispensável.

Por isso, preparei este post para que você entenda o que é release planning, para que serve, quais são as boas práticas para organizá-lo e quais impactos ele pode gerar se for mal elaborado. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!

O que é release planning?

De forma simplificada, o release planning é uma espécie de documento que integra todos os objetivos almejados em relação às medidas e ações que serão implementadas em uma organização, além de identificar os prazos em que elas devem ser concluídas.

Normalmente, essa ferramenta é utilizada em ambientes corporativos em que o uso de metodologias ágeis é comum ou em que há implementação do Scrum. Portanto, é correto afirmar que ele representa todo o processo operacional e de produção de uma empresa de TI, desde a concepção de um sistema até a sua entrega ao cliente final.

Para que serve o release planning?

Como nem sempre os prazos de envolvimento real, na prática, têm a mesma precisão que se espera nas etapas de planejamento, um roteiro de entrega de release planning pode ajudar a melhorar as expectativas e trazer confiança à equipe e a todas as partes envolvidas.

Sendo assim, entre os principais motivos pelos quais um release planning pode ser útil para uma empresa, podemos citar:

  • é um dispositivo capaz de otimizar a comunicação entre os colaboradores;
  • oferece uma ótima relação custo-benefício;
  • é uma ferramenta de planejamento altamente versátil;
  • ajuda a definir todo o contexto geral das atividades operacionais, assim como delegar as responsabilidades a cada integrante da equipe.

Por que é importante que um release planning seja bem estruturado?

Por realizar uma série de variáveis relevantes envolvidas no processo de concepção e entrega de produtos, permitindo que sejam observadas mais de perto. Assim, o release planning, quando bem estruturado, permite enxergar muito além de um sprint, isto é, com ele é possível visualizar todo o processo de produto com precisão e clareza.

Caso seja necessário fixar uma data para que diversas etapas realizadas pelos membros da equipe, por exemplo, o release planning se mostra como uma ferramenta indispensável, já que ajuda a organizar o trabalho e a cumprir os prazos estabelecidos em contrato.

Outro aspecto que vale destacar é que, quando os release plannings são gerados de forma mais simples e com uma frequência maior, o tempo de resposta ao cliente final é muito menor, o que evita situações que possam gerar gargalos ou até desperdício de trabalho e recursos com funcionalidades desnecessários no projeto.

Quais são as boas práticas de estruturação do release planning?

Apesar de serem comuns, existem diversas práticas que podem ser implementadas para que o release planning facilite o processo de produção e o torne mais seguro, ágil e com menor propensão de erros, tais como:

  • abertura — o profissional responsável revisa os objetivos da reunião, analisando cada ponto levantado para ver se há realmente necessidade de que sejam revisto, definindo a estrutura do planejamento, a agenda a ser cumprida, entre outros aspectos;
  • roadmap — o status da visão do produto é verificado pelo product owner para que cada colaborador envolvido possa realinhar o foco e as expectativas sobre o projeto;
  • status do projeto — o andamento é verificado, assim como as etapas que já foram concluídas e quais ainda exigem modificações;
  • tema do release — a proposição do documento atual é proposta pelo product owner, geralmente sendo definida com base no objetivo do negócio e alinhada aos prazos de entrega;
  • estimativa de velocidade — o tempo necessário para produção do release é identificado pelas equipes, com base nas informações anteriores;
  • agenda do release planning — é uma métrica indispensável para que as equipes trabalhem com precisão e exatidão;
  • levantamento de riscos — os pontos que podem gerar riscos, assim como possíveis falhas no processo são levantados para que possam ser minimizados;
  • plano de comunicação e logística — as ações deverão ser tomadas pelos responsáveis para melhorar a comunicação entre as equipes;
  • montagem de gráficos — todos os pontos que possam auxiliar uma visualização mais ampla do release são acompanhados;
  • retrospectiva — o responsável deve revisar os pontos que foram levantados até esta etapa, para verificar se existem questões ou dúvidas em aberto para os participantes.

Quais são os níveis de planejamento?

Agora que você já tem uma perspectiva mais ampla sobre o que é release planning, mostrarei os níveis de planejamento que o integram.

Nível 1 – O que estamos construindo?

Nesta etapa, todos os colaboradores devem ter muita clareza acerca do que está sendo desenvolvido. Em vez de responder “o que”, os profissionais devem responder “qual problema o produto deve solucionar”.

Portanto, defina a necessidade do cliente ou a oportunidade de mercado que o produto resolverá. Depois, identifique o perfil das pessoas que consumiriam para, então, identificar os concorrentes em potencial que possam atuar no mercado.

A ideia aqui é fazer com que toda a equipe esteja alinhada em relação aos objetivos da empresa para que todos possam trabalhar em conjunto para atingi-los.

Nível 2 – Quando vamos precisar do produto concluído?

O roadmap do produto deve ser estabelecido com base nas pequenas entregas que são realizadas no decorrer do projeto. De forma resumida, roadmaps dos produtos servem para mostrar a evolução no decorrer dos releases.

A finalidade é fazer com a equipe se acostume com pequenas vitórias cotidianas, em vez de olhar para um planejamento de longo prazo, com gráficos e cronogramas que acabam mais afetando a motivação do que ajudando.

Além de ajudar a motivar a equipe, trabalhar com prazos menores é a melhor maneira de assegurar que as entregas sejam feitas conforme os períodos estabelecidos em contrato com seus clientes.

Nível 3 – Como é que vamos chegar lá?

Por fim, o planejamento de alto nível consiste em estabelecer um plano sobre as formas como a equipe deve atuar no próximo release planning. Embora este release tenha muitas informações que já foram abordadas no roadmap, ele deve adicionar dados mais precisos, como em uma lista de alta prioridade.

É possível definir as prioridades dos itens do release por meio de softwares de gestão ou até mesmo em simples planilhas. O importante é que o foco se mantenha na execução. Por exemplo, o Canvas é uma ótima ferramenta para proporcionar uma visão estratégica do projeto.

Quais os impactos de um release planning mal estruturado?

Como você pôde entender até aqui, ter um release planning bem estruturado é fundamental para gerar melhores resultados para projetos de TI, pois facilita a comunicação e visualização de cada atividade relacionada ao processo de produção, garantindo alinhamento e precisão ao trabalho colaborativo entre cada membro da equipe.

Mas o que aconteceria se ele fosse mal elaborado? Entre os impactos que um release planning desenvolvido sem uma estrutura consistente, podemos destacar:

  • ineficácia na execução;
  • não aproveitamento do potencial da equipe;
  • desperdício de tempo e trabalho dos colaboradores;
  • desperdício de recursos do cliente e da empresa;
  • não conclusão de tarefas;
  • atrasos nas entregas dos produtos e serviços;
  • ruídos na comunicação.

Portanto, é imprescindível que o release planning seja desenvolvido com a consultoria de um time de suporte especializado, capaz de garantir os melhores resultados aos seus projetos. Os profissionais verificarão como os processos são implementados, se estão dentro do que foi planejado e se necessitam de melhorias, para que cada envolvido possa realizar as suas funções corretamente e de acordo com as expectativas.

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